Frais de relance sur facture impayée : ce que vous pouvez facturer
Une facture traîne depuis six semaines. Vous avez relancé deux fois, passé trois appels, écrit un courrier. Ce temps a un coût, et l'envie d'ajouter une ligne « frais de relance : 25 € » sur la prochaine facture est légitime.
La possibilité existe, mais elle dépend entièrement d'un point que la plupart des artisans ignorent : la qualité du client. Le régime applicable à un client professionnel et celui applicable à un particulier reposent sur deux textes différents, avec deux résultats opposés.
Client professionnel : 40 € dus de plein droit
Le II de l'article L. 441-10 du Code de commerce prévoit qu'en cas de retard de paiement, le débiteur professionnel doit au créancier une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement. L'article D. 441-5 du même code, dans sa rédaction issue du décret n° 2021-211 du 24 février 2021, en fixe le montant à 40 €.
Trois caractéristiques rendent cette indemnité plus intéressante qu'elle n'en a l'air.
Elle est due de plein droit. Aucune mise en demeure préalable n'est nécessaire, aucun justificatif non plus. Le retard suffit.
Elle s'applique par facture, pas par client. Un donneur d'ordre qui vous doit quinze situations de travaux en retard vous doit quinze fois 40 €. Ce point a été retenu en jurisprudence, avec une condamnation à 600 € pour quinze factures impayées.
Elle couvre toute somme exigible, y compris un acompte. Un acompte prévu au devis qui n'est pas réglé à sa date d'exigibilité déclenche l'indemnité au même titre qu'une facture de solde.
L'indemnité s'ajoute aux pénalités de retard, sans se confondre avec elles. Elle n'entre pas dans la base de calcul de ces pénalités.
Client particulier : les frais restent à votre charge
L'article L. 111-8 du Code des procédures civiles d'exécution pose une règle sèche : les frais de recouvrement entrepris sans titre exécutoire restent à la charge du créancier, sauf s'ils concernent un acte dont l'accomplissement est prescrit par la loi. Le texte ajoute que toute stipulation contraire est réputée non écrite.
« Réputée non écrite » signifie que la clause ne produit aucun effet, même si le client l'a signée. Une mention « frais de relance : 25 € » figurant dans vos conditions générales et acceptée par un particulier ne vous donne aucun droit à réclamer cette somme.
Un titre exécutoire, c'est une décision de justice ou un acte équivalent. Tant que vous n'en avez pas, vos courriers, vos appels et vos passages sur place sont à votre charge.
Une porte reste entrouverte : le même article permet au créancier qui justifie du caractère nécessaire des démarches entreprises de demander au juge de l'exécution de laisser tout ou partie de ces frais à la charge d'un débiteur de mauvaise foi. C'est une décision du juge, obtenue après une procédure, pas une ligne que vous ajoutez sur une facture.
Concrètement, si vous travaillez pour des particuliers, votre levier n'est pas la facturation de frais mais la rapidité de la procédure. Le déroulé complet est détaillé dans l'article sur la relance, la mise en demeure et le recouvrement.
Les pénalités de retard, qui sont autre chose
Le même article L. 441-10 fixe le taux applicable aux pénalités de retard entre professionnels. Sauf clause contraire de vos conditions de règlement, ce taux est celui appliqué par la Banque centrale européenne à son opération de refinancement la plus récente, majoré de 10 points de pourcentage. Une clause peut prévoir un autre taux, à condition qu'il ne descende pas sous trois fois le taux d'intérêt légal.
Le taux retenu pour le premier semestre est celui en vigueur au 1er janvier ; pour le second semestre, celui en vigueur au 1er juillet.
Nous ne donnons pas ici de valeur chiffrée : le taux de refinancement de la BCE évolue, et un chiffre recopié devient faux en quelques mois. Le taux applicable se vérifie sur le site de la Banque de France ou celui de la BCE au 1er janvier et au 1er juillet de chaque année, puis on y ajoute 10 points.
Les plafonds de délais applicables entre professionnels sont traités dans l'article consacré aux délais de paiement entre professionnels.
La mention est obligatoire, et son absence est sanctionnée
Le II de l'article L. 441-10 impose que les conditions de règlement précisent les conditions d'application et le taux des pénalités de retard, ainsi que le montant de l'indemnité forfaitaire. Ces conditions de règlement figurent dans les conditions générales de vente et se reportent sur la facture.
L'absence de cette mention est passible d'une amende administrative. Les montants relevés dans les sources consultées varient selon le support concerné et selon la date de la source : le plafond le plus fréquemment cité pour les conditions générales de vente est de 75 000 € pour une personne physique et 2 millions d'euros pour une personne morale, sur le fondement de l'article L. 441-16 du Code de commerce. D'autres sources, plus anciennes, mentionnent des plafonds inférieurs. Nous signalons cette divergence plutôt que de trancher : le montant exact se vérifie sur le texte en vigueur au moment où vous lisez ces lignes.
Le risque réel, pour un artisan, tient moins au plafond théorique qu'à la perte du droit : sans mention dans vos conditions de règlement, vous vous privez d'un argument simple lors d'une relance.
La liste complète de ce qui doit figurer sur vos documents est reprise dans la checklist des mentions obligatoires.
Quand les 40 € ne suffisent pas
L'article L. 441-10 prévoit qu'une indemnisation complémentaire peut être réclamée, sur justification, lorsque les frais de recouvrement exposés dépassent le montant forfaitaire.
Sur l'articulation entre les deux, les sources divergent. Certaines présentent cette indemnisation comme s'ajoutant au forfait de 40 €, d'autres comme s'y substituant. Le texte emploie le terme « complémentaire » sans préciser le mécanisme. En pratique, la charge de la preuve pèse entièrement sur le créancier : honoraires d'avocat, frais de société de recouvrement, relevés de frais. Sans justificatifs, seuls les 40 € restent acquis.
Ce mécanisme n'a d'intérêt que sur des créances significatives, où le coût réel du recouvrement dépasse nettement le forfait.
La mention à reprendre sur vos documents
Pour un artisan qui facture à la fois des professionnels et des particuliers, une formulation unique évite d'avoir à gérer deux modèles :
Pour tout client professionnel : en cas de retard de paiement, toute somme non réglée à sa date d'exigibilité, y compris un acompte, produit de plein droit des pénalités de retard au taux de la BCE majoré de 10 points, ainsi qu'une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement de 40 € (art. L. 441-10 et D. 441-5 du Code de commerce). Une indemnisation complémentaire peut être réclamée sur justification.
La précision « pour tout client professionnel » a son utilité : elle évite d'afficher à un particulier une mention qui ne lui est pas opposable, et qui pourrait être analysée comme une clause abusive.
Un outil de facturation qui distingue les clients professionnels des particuliers et applique automatiquement les mentions correspondantes supprime ce risque, puisque la bonne formulation part avec le bon document.